Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho khách hàng là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và là công cụ then chốt để xây dựng lòng tin trong kỷ nguyên số. Tại DPVN, chúng tôi cung cấp hướng dẫn toàn diện và mẫu tham khảo giúp doanh nghiệp của bạn soạn thảo một chính sách quyền riêng tư minh bạch, tuân thủ pháp luật.
Tại sao việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cho khách hàng lại quan trọng và bắt buộc?
Việc xây dựng và công khai một chính sách bảo vệ dữ liệu khách hàng (hay Chính sách quyền riêng tư) là bắt buộc để thực thi “quyền được biết” của chủ thể dữ liệu, được quy định tại Điều 9 và Điều 13 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Đây là văn bản pháp lý nền tảng, thể hiện cam kết bảo mật của doanh nghiệp và là cơ sở để thu thập sự đồng ý một cách hợp lệ.
Một Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là một trang văn bản pháp lý khô khan trên website của bạn. Nó đóng vai trò là một bản giao kèo minh bạch giữa doanh nghiệp và khách hàng. Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư, một chính sách rõ ràng, dễ hiểu và toàn diện sẽ là một lợi thế cạnh tranh, giúp nâng cao uy tín thương hiệu. Theo một nghiên cứu gần đây của Cisco, 80% người tiêu dùng coi trọng quyền riêng tư hơn cả tính năng của sản phẩm.
Về chuyên môn sâu, chính sách này là công cụ cốt lõi để doanh nghiệp thực hiện nguyên tắc minh bạch (Transparency) và nguyên tắc tính hợp pháp (Lawfulness). Nó cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin cần thiết để họ có thể đưa ra một sự đồng ý hợp lệ. Thiếu một chính sách rõ ràng, mọi hoạt động thu thập sự đồng ý của doanh nghiệp đều có thể bị xem là không hợp lệ, dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
Một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho khách hàng cần có những nội dung cốt lõi nào?
Một chính sách toàn diện và tuân thủ phải bao gồm tối thiểu 10 nội dung chính: từ phạm vi áp dụng, các loại dữ liệu được thu thập, mục đích và cơ sở pháp lý cho từng hoạt động, việc chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba, chuyển dữ liệu ra nước ngoài, thời gian lưu trữ, các biện pháp bảo vệ, cho đến việc thông tin rõ ràng về quyền của khách hàng và cách thức để họ thực hiện các quyền đó.
Dựa trên các yêu cầu của Nghị định 13 và thông lệ quốc tế tốt nhất, DPVN đã xây dựng một cấu trúc 10 phần mà mọi chính sách quyền riêng tư nên có.
1. Thông tin về Bên Kiểm soát Dữ liệu
Mục đầu tiên phải giới thiệu rõ doanh nghiệp của bạn là ai. Cần cung cấp thông tin pháp lý đầy đủ và thông tin liên hệ của bộ phận chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân.
2. Các loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý
Phần này cần liệt kê một cách chi tiết và dễ hiểu các loại thông tin mà bạn thu thập từ khách hàng, phân loại rõ ràng giữa dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm.
| Loại dữ liệu | Ví dụ cụ thể |
|---|---|
| Dữ liệu do khách hàng cung cấp | Họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ khi đăng ký tài khoản hoặc đặt hàng. |
| Dữ liệu được thu thập tự động | Địa chỉ IP, loại trình duyệt, lịch sử truy cập trang, thông tin cookies. |
| Dữ liệu từ các nguồn khác | Thông tin từ các đối tác, mạng xã hội (nếu khách hàng liên kết tài khoản). |
3. Mục đích và cơ sở pháp lý của việc xử lý dữ liệu
Đây là phần trọng tâm. Bạn phải giải thích rõ ràng bạn sử dụng mỗi loại dữ liệu vào việc gì và dựa trên cơ sở pháp lý nào.
💡 Luật sư Nguyễn Lâm Sơn chia sẻ: “Một sai lầm phổ biến là chỉ liệt kê các mục đích một cách chung chung. Một chính sách tốt phải có sự liên kết rõ ràng. Ví dụ: ‘Chúng tôi xử lý [Địa chỉ giao hàng] của bạn (Dữ liệu) cho mục đích [Thực hiện đơn hàng] (Mục đích) dựa trên cơ sở pháp lý là [Thực hiện hợp đồng mua bán] (Cơ sở pháp lý). Chúng tôi xử lý [Địa chỉ email] của bạn cho mục đích [Gửi thông tin khuyến mãi] dựa trên [Sự đồng ý] của bạn.’ Sự rõ ràng này là chìa khóa để tuân thủ.”
4. Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan
Chính sách phải minh bạch về việc bạn có thể chia sẻ dữ liệu của khách hàng cho ai, bao gồm các Bên Xử lý dữ liệu (nhà cung cấp dịch vụ) và các Bên thứ ba. Ví dụ: đối tác vận chuyển, cổng thanh toán, agency marketing…
5. Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (nếu có)
Nếu bạn sử dụng các dịch vụ có máy chủ đặt tại nước ngoài (ví dụ: Google Analytics, Mailchimp, AWS), bạn bắt buộc phải có một điều khoản riêng về việc này. Điều khoản cần nêu rõ dữ liệu có thể được chuyển đến quốc gia nào và các biện pháp bảo vệ được áp dụng.
6. Thời gian lưu trữ dữ liệu
Chính sách cần nêu rõ nguyên tắc và thời gian lưu trữ cụ thể cho từng loại dữ liệu hoặc mục đích xử lý. Ví dụ: “Chúng tôi sẽ lưu trữ thông tin đơn hàng trong X năm theo quy định của Luật Kế toán”, hoặc “Chúng tôi sẽ lưu trữ thông tin của bạn cho đến khi bạn rút lại sự đồng ý”.
7. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng
Phần này cần tóm tắt một cách dễ hiểu các quyền của khách hàng (truy cập, chỉnh sửa, xóa, rút lại sự đồng ý…) và cả các nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân (như cung cấp thông tin chính xác).
8. Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra
Đây là một yêu cầu cụ thể tại Điều 13 Nghị định 13. Doanh nghiệp cần minh bạch về các rủi ro tiềm tàng, ví dụ: “Mặc dù chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật tốt nhất, không có hệ thống nào là an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp xảy ra sự cố, dữ liệu của quý khách có thể có nguy cơ bị truy cập trái phép…”.
9. Các biện pháp bảo vệ được áp dụng
Nêu bật các cam kết bảo mật của bạn. Mô tả ở mức độ tổng quan các biện pháp kỹ thuật (mã hóa, tường lửa) và tổ chức (giới hạn truy cập, đào tạo nhân viên) mà bạn đang triển khai.
10. Thông tin liên hệ
Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng (email, số điện thoại) của bộ phận hoặc nhân sự chịu trách nhiệm về bảo vệ dữ liệu để khách hàng có thể liên hệ khi cần thực hiện quyền hoặc có thắc mắc.
DPVN: Dịch Vụ Soạn Thảo và Rà Soát Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu
Việc soạn thảo một chính sách quyền riêng tư vừa đầy đủ về mặt pháp lý, vừa dễ hiểu cho khách hàng là một nghệ thuật. Một chính sách sao chép, chung chung có thể không bao quát hết các hoạt động của bạn và tạo ra các rủi ro pháp lý.
Đội ngũ của DPVN, với sự dẫn dắt của Luật sư Nguyễn Lâm Sơn, sẽ giúp bạn xây dựng một chính sách được “may đo” riêng cho mô hình kinh doanh của bạn. Hãy tìm hiểu thêm tại website baovedlcn.vn hoặc liên hệ trực tiếp:
Hotline: 0982976486
Email: lamson@baovedlcn.vn
Địa chỉ: Tầng 6 Tòa Star Tower, Phố Trương Công Giai, Phường Yên Hòa, Thành Phố Hà Nội
Câu hỏi thường gặp về Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho khách hàng
1. Chính sách này có cần phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Không. Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là một văn bản do doanh nghiệp tự xây dựng và công khai. Tuy nhiên, nội dung của nó phải được phản ánh một cách trung thực và chi tiết trong Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân mà bạn phải nộp cho Cục A05.
2. Chính sách này nên được đặt ở đâu trên website?
Nó nên được đặt ở vị trí dễ dàng truy cập, thường là ở phần chân trang (footer) của website với tiêu đề rõ ràng như “Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân” hoặc “Chính sách Quyền riêng tư”. Ngoài ra, cần có đường link dẫn đến chính sách này tại các điểm thu thập dữ liệu quan trọng (như trang đăng ký, trang thanh toán).
3. Chúng tôi có cần một chính sách riêng cho khách hàng và một chính sách riêng cho nhân viên không?
Rất nên. Mặc dù có thể gộp chung, nhưng việc tách riêng thành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động và một chính sách cho khách hàng sẽ giúp thông tin rõ ràng và phù hợp hơn với từng đối tượng.
4. Khi nào chúng tôi cần cập nhật chính sách?
Bạn cần cập nhật chính sách bất cứ khi nào có sự thay đổi trong hoạt động xử lý dữ liệu của mình, ví dụ: bắt đầu thu thập một loại dữ liệu mới, sử dụng dữ liệu cho một mục đích mới, hoặc chia sẻ dữ liệu cho một đối tác mới. Một thực hành tốt là nên rà soát lại chính sách ít nhất mỗi năm một lần.
5. Ngôn ngữ của chính sách có cần phải phức tạp về mặt pháp lý không?
Không, thậm chí là ngược lại. Mục đích của chính sách là để khách hàng đọc và hiểu. Do đó, nó cần được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, tránh các thuật ngữ pháp lý khó hiểu. Bạn có thể sử dụng cấu trúc câu hỏi – trả lời hoặc các bảng biểu để làm cho thông tin dễ tiếp cận hơn.
Nguồn tham khảo:
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe-thong-tin/Nghi-dinh-13-2023-ND-CP-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-562955.aspx
- Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://baovedlcn.gov.vn
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Luat-Bao-ve-du-lieu-ca-nhan-2025-so-91-2025-QH15-625628.aspx
- Cisco 2024 Data Privacy Benchmark Study: https://www.cisco.com/c/en/us/products/security/data-privacy-benchmark-study.html
- McKinsey & Company – The consumer-data opportunity and the privacy imperative: https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-consumer-data-opportunity-and-the-privacy-imperative
