Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân chính là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Vậy vai trò của hồ sơ đánh giá tác động như thế nào trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân? Hãy cùng DPVN điểm qua một số vai trò chính của hồ sơ đánh giá tác động.
Vai trò của hồ sơ đánh giá tác động như thế nào?
Nhận diện và đánh giá rủi ro
Hồ sơ đánh giá tác động hoạt động như một “bản đồ” giúp doanh nghiệp nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân. Theo Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đánh giá “nguy cơ có thể xảy ra đối với quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu”.
Ví dụ: Một bệnh viện lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử của bệnh nhân. Hồ sơ đánh giá tác động sẽ giúp bệnh viện nhận diện các rủi ro như truy cập trái phép, mất mát dữ liệu, sử dụng dữ liệu sai mục đích… Từ đó, bệnh viện có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
Xây dựng và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể xây dựng và triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách chủ động và hiệu quả. Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP cũng yêu cầu hồ sơ phải bao gồm “các biện pháp giảm thiểu rủi ro”.
Ví dụ về bệnh viện, sau khi đánh giá rủi ro, bệnh viện có thể áp dụng các biện pháp như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu thường xuyên, tập huấn nâng cao nhận thức cho nhân viên về bảo mật thông tin…
Chứng minh sự tuân thủ pháp luật
Hồ sơ đánh giá tác động là bằng chứng quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc khi xảy ra tranh chấp, hồ sơ này sẽ là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh rằng họ đã thực hiện đầy đủ các biện pháp cần thiết để bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định.
Nâng cao uy tín và lòng tin của khách hàng:
Việc lập và công khai hồ sơ đánh giá tác động thể hiện sự minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh đáng tin cậy, tạo dựng lòng tin với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao uy tín và thương hiệu.
Hỗ trợ ra quyết định
Hồ sơ đánh giá tác động không chỉ giúp doanh nghiệp nhận biết và giảm thiểu rủi ro mà còn cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân. Ví dụ, khi một công ty xem xét việc triển khai một hệ thống mới có liên quan đến thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, hồ sơ đánh giá tác động sẽ giúp công ty cân nhắc kỹ lưỡng các lợi ích và rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt và phù hợp.
Thúc đẩy văn hóa bảo vệ dữ liệu cá nhân
Quá trình lập hồ sơ đánh giá tác động đòi hỏi sự tham gia và phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, thúc đẩy việc xây dựng và duy trì một văn hóa bảo mật thông tin trong toàn tổ chức.
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro, nâng cao uy tín và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Hãy chủ động lập hồ sơ đánh giá tác động và thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời đại số.
