Trong bối cảnh dữ liệu cá nhân ngày càng có giá trị, việc lập hồ sơ đánh giá tác động không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cách bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro. Vậy quy trình lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân diễn ra như thế nào? Hãy cùng DPVN tìm hiểu từng bước chi tiết.
Quy trình lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Quy trình thực hiện lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi xử lý dữ liệu cá nhân
Đây là bước nền tảng, bạn cần xác định rõ:
- Mục đích xử lý: Bạn thu thập và xử lý dữ liệu để làm gì? (Cung cấp dịch vụ, tiếp thị, nghiên cứu,…)
- Phạm vi xử lý: Loại dữ liệu nào cần thu thập? Ai có quyền truy cập? Dữ liệu sẽ được xử lý như thế nào?
Bước 2: Thu thập thông tin về hoạt động xử lý
Sau khi xác định mục đích và phạm vi, hãy thu thập đầy đủ thông tin:
- Thông tin về chủ thể dữ liệu: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…
- Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý: Thông tin cơ bản, thông tin nhạy cảm,…
- Phương thức xử lý dữ liệu: Thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, xóa bỏ,…
- Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện có: Mã hóa, kiểm soát truy cập, đào tạo nhân viên,…
Bước 3: Đánh giá tác động của hoạt động xử lý
Đây là bước quan trọng để nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Bạn cần xem xét:
- Tính nhạy cảm của dữ liệu cá nhân
- Phạm vi và quy mô xử lý dữ liệu
- Công nghệ sử dụng
- Các biện pháp bảo vệ hiện có
- Khả năng xảy ra các sự cố về an ninh thông tin
Bước 4: Xác định và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro
Dựa trên kết quả đánh giá, hãy xác định và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro, bao gồm:
- Mã hóa dữ liệu cá nhân
- Giới hạn quyền truy cập
- Thực hiện các biện pháp an ninh mạng
- Đào tạo nhân viên
- Thiết lập quy trình xử lý sự cố
Bước 5: Lập hồ sơ đánh giá tác động
Hoàn thành các bước trên, hãy lập hồ sơ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV của Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Hồ sơ cần bao gồm đầy đủ các thông tin đã thu thập và đánh giá.
Bước 6: Gửi hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
Theo Khoản 4 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, hồ sơ cần được gửi một bản chính đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.
Bước 7: Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Hoạt động xử lý dữ liệu có thể thay đổi, do đó bạn cần thường xuyên theo dõi và cập nhật hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.
DỊCH VỤ XÂY DỰNG HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
1. Xây dựng và Triển khai:
- Phát triển các tài liệu cốt lõi về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm:
- Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân cho nhân viên, khách hàng và các đối tượng liên quan.
- Biểu mẫu thu thập sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân.
- Hợp đồng/thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân giữa các bên.
- Quyết định thành lập bộ phận và phân công nhiệm vụ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân.
- Quy chế nội bộ về Bảo vệ Dữ liệu Cá Nhân và các văn bản liên quan.
- Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
2. Rà soát và Hướng dẫn:
- Đảm bảo tuân thủ:
- Rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu của Doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với Nghị định 13.
- Hướng dẫn Doanh nghiệp thiết lập và duy trì hồ sơ theo quy định.
3. Đại diện và Hỗ trợ:
- Hỗ trợ thủ tục hành chính:
- Đại diện Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cục An ninh mạng.
- Hỗ trợ Doanh nghiệp giải trình, bổ sung hồ sơ nếu cần.
- Đại diện Doanh nghiệp nhận kết quả hồ sơ và bàn giao cho Doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ soạn thảo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ. Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng, đây sẽ là công cụ hữu ích giúp bạn bảo vệ dữ liệu cá nhân, nâng cao uy tín và tránh rủi ro pháp lý.
