Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là văn bản được ban hành theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, theo đó cá nhân hoặc tổ chức sử dụng để yêu cầu cơ quan, tổ chức khác cung cấp dữ liệu cá nhân của mình hoặc của người khác mà cơ quan, tổ chức đó đang lưu giữ. Việc sử dụng phiếu yêu cầu này nhằm đảm bảo việc yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân được thực hiện một cách chính thức, rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Mục đích sử dụng phiếu yêu cầu
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong việc tiếp cận thông tin cá nhân của mình.
- Đảm bảo việc thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân được thực hiện đúng mục đích, phạm vi và tuân thủ quy định pháp luật.
- Các bên liên quan:
- Bên yêu cầu cung cấp: Cá nhân, tổ chức có nhu cầu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.
- Bên cung cấp dữ liệu: Cơ quan, tổ chức đang lưu giữ dữ liệu cá nhân được yêu cầu.
Nội dung phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
Một phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin của bên yêu cầu:
- Họ tên, số CMND/CCCD.
- Địa chỉ, số điện thoại, email.
- Đại diện theo ủy quyền (nếu có) kèm theo giấy tờ ủy quyền hợp lệ.
- Thông tin của bên được yêu cầu:
- Tên cơ quan, tổ chức.
- Địa chỉ, số điện thoại, email.
- Người đại diện tiếp nhận yêu cầu.
- Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp:
- Loại dữ liệu (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại,…).
- Mục đích sử dụng dữ liệu.
- Hình thức cung cấp (bản sao, bản điện tử).
- Cam kết bảo mật thông tin: Bên yêu cầu cam kết bảo mật dữ liệu cá nhân nhận được, chỉ sử dụng đúng mục đích đã nêu và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Chữ ký, ngày tháng năm: Phiếu yêu cầu phải có chữ ký của người yêu cầu hoặc người đại diện hợp pháp và ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu.
Quy trình yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
Quy trình yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân thường bao gồm các bước sau:
Bước 1 – Nộp phiếu yêu cầu: Bên yêu cầu nộp phiếu yêu cầu đến bên cung cấp dữ liệu theo quy định (trực tiếp, qua bưu điện, hoặc hình thức điện tử nếu được chấp nhận).
Bước 2 – Xác minh thông tin người yêu cầu: Bên cung cấp dữ liệu có trách nhiệm xác minh thông tin của người yêu cầu để đảm bảo tính hợp pháp của yêu cầu.
Bước 3 – Xử lý yêu cầu: Bên cung cấp dữ liệu xem xét yêu cầu và tiến hành xử lý theo quy định.
Bước 4 – Cung cấp dữ liệu (hoặc từ chối): Trong thời hạn quy định, bên cung cấp dữ liệu sẽ cung cấp dữ liệu cá nhân cho người yêu cầu hoặc từ chối yêu cầu nếu thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
Các trường hợp từ chối cung cấp
Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bên cung cấp dữ liệu cá nhân có quyền từ chối yêu cầu cung cấp trong các trường hợp sau:
- Dữ liệu thuộc bí mật nhà nước.
- Dữ liệu ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội.
- Dữ liệu ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
- Dữ liệu không có hoặc không thuộc quyền quản lý của bên được yêu cầu.
Biểu mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
Nghị định 13/2023/NĐ-CP cung cấp 2 biểu mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân:
| STT | Tên biểu mẫu |
| 1 | Mẫu số 01 – Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân dành cho cá nhân ⇐ Ấn để tải về |
| 2 | Mẫu số 02 – Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân dành cho tổ chức ⇐ Ấn để tải về |
Những lưu ý khi yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
- Điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu.
- Kèm theo các giấy tờ chứng minh thông tin (CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu có).
- Nộp phiếu yêu cầu đến đúng cơ quan, tổ chức được yêu cầu.
- Thời hạn yêu cầu và cung cấp dữ liệu cá nhân được quy định cụ thể tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
- Bên cung cấp dữ liệu có quyền thu phí cung cấp dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Cả bên yêu cầu và bên cung cấp dữ liệu đều có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Người yêu cầu có quyền khiếu nại khi bị từ chối cung cấp dữ liệu cá nhân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là công cụ quan trọng giúp cá nhân, tổ chức thực hiện quyền tiếp cận thông tin cá nhân của mình. Việc sử dụng phiếu yêu cầu này góp phần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong hoạt động thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân.
