Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là công cụ pháp lý quan trọng để chủ thể dữ liệu thực hiện quyền truy cập thông tin của mình theo quy định. Tại DPVN, chúng tôi cung cấp mẫu phiếu chuẩn kèm hướng dẫn chi tiết, giúp bạn thực hiện thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu một cách chính xác, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật.
Nguồn gốc và quy định pháp luật về Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là gì?
Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân được ban hành chính thức tại Phụ lục của Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Đây là văn bản pháp lý làm cơ sở để chủ thể dữ liệu thực hiện quyền cung cấp dữ liệu của mình, được quy định cụ thể tại Điều 14 của Nghị định này.
Quyền được cung cấp dữ liệu là một trong những quyền cơ bản của chủ thể dữ liệu cá nhân, cho phép cá nhân và tổ chức yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu cung cấp cho họ bản sao dữ liệu cá nhân mà tổ chức đó đang nắm giữ. Để chuẩn hóa và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi quyền này, Chính phủ đã ban hành các mẫu phiếu chính thức, đảm bảo tính thống nhất và pháp lý cho các yêu cầu.
Việc sử dụng đúng mẫu phiếu không chỉ giúp yêu cầu của bạn được xử lý nhanh chóng và chính xác mà còn là cơ sở vững chắc để khiếu nại nếu Bên Kiểm soát dữ liệu không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Các quy định này sẽ tiếp tục được duy trì và phát triển trong Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, khẳng định tầm quan trọng của việc trao quyền kiểm soát thông tin cho chính các cá nhân.
Làm thế nào để phân biệt Mẫu số 01 và Mẫu số 02?
Nghị định 13/2023/NĐ-CP cung cấp hai mẫu phiếu riêng biệt: Mẫu số 01 dành cho người yêu cầu là cá nhân và Mẫu số 02 dành cho người yêu cầu là tổ chức, doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng mẫu là bước đầu tiên và quan trọng nhất để yêu cầu được coi là hợp lệ.
Sự khác biệt cơ bản giữa hai mẫu phiếu nằm ở thông tin định danh của bên yêu cầu. Việc phân biệt này giúp Bên Kiểm soát dữ liệu xác minh chính xác ai là người đang đưa ra yêu cầu. DPVN đã tổng hợp các điểm khác biệt chính trong bảng dưới đây:
| Tiêu chí | Mẫu số 01 (Dành cho cá nhân) | Mẫu số 02 (Dành cho tổ chức) |
|---|---|---|
| Đối tượng sử dụng | Cá nhân, người đại diện/giám hộ của cá nhân. | Tổ chức, doanh nghiệp. |
| Thông tin định danh | Họ tên cá nhân, số CCCD/Hộ chiếu, nơi cư trú. | Tên tổ chức, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện. |
| Người ký tên | Cá nhân yêu cầu hoặc người đại diện/giám hộ ký. | Người đại diện theo pháp luật của tổ chức ký và đóng dấu. |
| Tải về Mẫu số 01 | Tải về Mẫu số 02 | ||
Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 01 – Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân?
Để điền Mẫu số 01 một cách chính xác, người yêu cầu cần kê khai đầy đủ thông tin cá nhân, xác định rõ ràng dữ liệu cần cung cấp, mục đích yêu cầu và lựa chọn phương thức nhận dữ liệu phù hợp. Mỗi mục trong phiếu đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yêu cầu hợp lệ.
Dưới đây là hướng dẫn điền từng mục trong Mẫu số 01, kèm theo các ví dụ và lưu ý từ kinh nghiệm tư vấn của Luật sư Nguyễn Lâm Sơn.
Ví dụ Tình huống: Anh Nguyễn Văn An là nhân viên cũ của Công ty ABC. Sau khi nghỉ việc, anh An muốn yêu cầu công ty cung cấp bản sao hợp đồng lao động và bảng lương của mình trong 6 tháng cuối cùng để phục vụ cho việc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.
- Mục 1 & 2: Họ, tên cá nhân và Người đại diện/giám hộ
Ghi đầy đủ họ và tên theo giấy tờ tùy thân. Nếu người yêu cầu là người chưa thành niên hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, cần có thông tin của người đại diện hoặc người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Ví dụ: 1. Họ, tên cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân: Nguyễn Văn An. 2. Người đại diện/người giám hộ: (Bỏ trống nếu anh An tự yêu cầu).
- Mục 3, 4, 5: Thông tin định danh và liên lạc
Ghi chính xác số CCCD/Hộ chiếu, nơi cư trú và thông tin liên lạc (số điện thoại, email). Đây là thông tin quan trọng để Bên Kiểm soát xác minh danh tính và gửi phản hồi.
Ví dụ: 3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu: 012345678910 cấp ngày 10/10/2020 tại Cục Cảnh sát QLHC về TTXH. 4. Nơi cư trú: Số 10, đường ABC, phường XYZ, quận Ba Đình, Hà Nội. 5. Số điện thoại: 098xxxxxxx; e-mail: an.nguyen@email.com.
- Mục 6: Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp
Đây là mục quan trọng nhất. Cần nêu cụ thể và rõ ràng loại dữ liệu hoặc tên văn bản, hồ sơ cần cung cấp.
💡 Luật sư Nguyễn Lâm Sơn chia sẻ: “Sự cụ thể là chìa khóa. Thay vì viết một cách chung chung như ‘cung cấp thông tin của tôi’, hãy ghi rõ: ‘Bản sao Hợp đồng lao động số 123/HĐLĐ-ABC ký ngày 01/01/2022’ và ‘Bảng lương chi tiết của tôi từ tháng 01/2024 đến tháng 06/2024’. Điều này giúp Bên Kiểm soát xác định và trích xuất thông tin nhanh chóng, tránh việc yêu cầu của bạn bị từ chối vì không rõ ràng.”
- Mục 7: Mục đích yêu cầu cung cấp
Nêu ngắn gọn lý do bạn cần dữ liệu này. Việc nêu rõ mục đích giúp thể hiện tính chính đáng của yêu cầu.
Ví dụ: Để hoàn thiện hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
- Mục 10: Phương thức nhận dữ liệu cá nhân
Chọn hình thức nhận dữ liệu phù hợp nhất với bạn, ví dụ nhận bản cứng tại trụ sở công ty hoặc nhận bản scan qua email.
Thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân gồm những bước nào?
Thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân bao gồm 3 bước: (1) Chuẩn bị phiếu yêu cầu và các tài liệu kèm theo; (2) Gửi phiếu yêu cầu đến Bên Kiểm soát dữ liệu qua các hình thức hợp lệ; (3) Theo dõi và nhận phản hồi từ Bên Kiểm soát dữ liệu trong thời hạn 72 giờ.
Để thực hiện quyền của mình một cách hiệu quả, chủ thể dữ liệu cần tuân thủ trình tự thủ tục được quy định tại Điều 14 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu
- Tải về và điền đầy đủ Mẫu phiếu yêu cầu phù hợp (Mẫu số 01 hoặc 02).
- Chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) để xác minh danh tính.
- Nếu ủy quyền, cần có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật dân sự.
- Bước 2: Gửi phiếu yêu cầu
Chủ thể dữ liệu có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
- Trực tiếp: Đến trụ sở của Bên Kiểm soát dữ liệu để nộp phiếu.
- Qua dịch vụ bưu chính: Gửi bảo đảm đến địa chỉ đăng ký của Bên Kiểm soát.
- Qua mạng điện tử: Gửi đến email chính thức hoặc qua cổng thông tin (nếu có) của Bên Kiểm soát.
- Bước 3: Tiếp nhận và xử lý
Sau khi nhận được yêu cầu hợp lệ, trách nhiệm của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân là phải:
- Cung cấp dữ liệu cho người yêu cầu trong thời hạn 72 giờ, trừ trường hợp luật có quy định khác.
- Nếu từ chối cung cấp, phải nêu rõ lý do (ví dụ: yêu cầu có thể gây tổn hại đến an ninh quốc gia, hoặc ảnh hưởng đến sự an toàn của người khác).
DPVN: Hỗ trợ Doanh nghiệp Xây dựng Quy trình Đáp ứng Yêu cầu của Chủ thể dữ liệu
Việc tiếp nhận và xử lý các yêu cầu cung cấp dữ liệu một cách chuyên nghiệp không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn là một điểm chạm quan trọng để xây dựng lòng tin với khách hàng và người lao động. Một quy trình lúng túng, chậm trễ có thể gây ra rủi ro pháp lý và làm tổn hại đến uy tín thương hiệu.
DPVN cung cấp dịch vụ tư vấn, giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình hoàn chỉnh từ A-Z. Hãy tìm hiểu thêm tại website baovedlcn.vn hoặc liên hệ trực tiếp:
Hotline: 0982976486 (Luật sư Nguyễn Lâm Sơn)
Email: lamson@baovedlcn.vn
Địa chỉ: Tầng 6 Tòa Star Tower, Phố Trương Công Giai, Phường Yên Hòa, Thành Phố Hà Nội
Câu hỏi thường gặp về Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
1. Doanh nghiệp có được thu phí khi cung cấp dữ liệu theo yêu cầu không?
Theo Khoản 9, Điều 14 Nghị định 13, Bên Kiểm soát dữ liệu được phép thu chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phải thông báo rõ về chi phí này cho người yêu cầu. Doanh nghiệp không được thu các khoản phí khác ngoài chi phí thực tế này.
2. Tôi có thể yêu cầu cung cấp dữ liệu của người khác không?
Bạn chỉ có thể yêu cầu cung cấp dữ liệu của chính mình. Nếu muốn yêu cầu dữ liệu của người khác, bạn phải là người đại diện hoặc người giám hộ hợp pháp, hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ từ chủ thể dữ liệu đó.
3. Phải làm gì nếu doanh nghiệp không phản hồi yêu cầu của tôi trong 72 giờ?
Đây là một hành vi vi phạm quy định. Bước đầu tiên, bạn nên gửi một văn bản nhắc nhở chính thức cho doanh nghiệp. Nếu vẫn không nhận được phản hồi, bạn có quyền khiếu nại lên Cục A05 – Bộ Công an hoặc khởi kiện ra Tòa án để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
4. Phiếu yêu cầu có bắt buộc phải bằng tiếng Việt không?
Có. Theo Khoản 6, Điều 14 Nghị định 13, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân phải được thể hiện bằng tiếng Việt.
5. Yêu cầu của tôi có thể bị từ chối trong những trường hợp nào?
Theo Khoản 4, Điều 14 Nghị định 13, yêu cầu của bạn có thể bị từ chối nếu việc cung cấp dữ liệu: (1) Gây tổn hại tới quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội; (2) Có thể ảnh hưởng tới sự an toàn, sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của người khác; (3) Chủ thể dữ liệu không đồng ý cung cấp hoặc cho phép đại diện/ủy quyền.
Nguồn tham khảo:
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe-thong-tin/Nghi-dinh-13-2023-ND-CP-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-562955.aspx
- Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://baovedlcn.gov.vn
- Bộ luật Dân sự 2015: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Quyen-dan-su/Bo-luat-dan-su-2015-296249.aspx
- Guide on the Right of Access – Information Commissioner’s Office (UK): https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/right-of-access/
- Cổng Dịch vụ công Bộ Công an: https://dichvucong.bocongan.gov.vn/
