Trong thời đại số hóa, dữ liệu cá nhân trở thành tài sản quý giá nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về xâm phạm quyền riêng tư. Do đó, bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được chú trọng. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một công cụ quan trọng để đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì?
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là tài liệu ghi lại toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, từ thu thập, lưu trữ, sử dụng đến chia sẻ và xóa bỏ. Hồ sơ này giúp các tổ chức, doanh nghiệp đánh giá mức độ ảnh hưởng của hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đến quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu, từ đó đưa ra các biện pháp bảo vệ phù hợp.
Theo Khoản 1 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bên kiểm soát dữ liệu cá nhân phải lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động ngay từ khi bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.
Mục đích của việc lập hồ sơ đánh giá tác động
Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân mang lại nhiều lợi ích:
- Đối với chủ thể dữ liệu: Hồ sơ giúp chủ thể dữ liệu hiểu rõ hơn về cách thức dữ liệu cá nhân của họ được thu thập và sử dụng, từ đó có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc có đồng ý cho phép xử lý dữ liệu hay không.
- Đối với bên kiểm soát và xử lý dữ liệu: Hồ sơ giúp các bên này nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình xử lý dữ liệu, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.
- Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Hồ sơ giúp cơ quan quản lý nhà nước giám sát và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân của các tổ chức, doanh nghiệp.
Các thông tin cần có trong hồ sơ đánh giá tác động
Khoản 1 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rõ các thông tin bắt buộc phải có trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:
- Thông tin và chi tiết liên lạc của bên kiểm soát dữ liệu.
- Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân.
- Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý.
- Tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân (kể cả tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam).
- Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
- Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xoá, huỷ dữ liệu cá nhân (nếu có).
- Mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng.
- Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó.
Quy trình lập hồ sơ đánh giá tác động
Quy trình lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân bao gồm các bước cơ bản sau:
- Thu thập thông tin: Thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định.
- Đánh giá tác động: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của hoạt động xử lý dữ liệu đến quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu.
- Xây dựng biện pháp bảo vệ: Dựa trên kết quả đánh giá tác động, xây dựng và triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động và cập nhật khi cần thiết. Hồ sơ phải được lưu trữ và gửi 01 bản chính theo mẫu số 04 tại Phụ lục của Nghị định 13/2023/NĐ-CP cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một công cụ quan trọng để đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện một cách an toàn và tuân thủ pháp luật. Việc lập hồ sơ này không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là một cách để các tổ chức, doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.
Tìm hiểu thêm về các quy định và thủ tục pháp lý liên quan đến hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
