Thu thập sự đồng ý của người lao động bằng hợp đồng lao động tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý về tính hợp lệ của sự đồng ý do mất cân bằng quyền lực. Tại DPVN, chúng tôi sẽ phân tích các quy định pháp luật và cung cấp giải pháp, mẫu biểu giúp doanh nghiệp thu thập sự đồng ý của nhân viên một cách minh bạch và tuân thủ.
Tại sao việc thu thập sự đồng ý của người lao động lại là một vấn đề pháp lý phức tạp?
Đây là một vấn đề phức tạp vì mối quan hệ lao động có sự mất cân bằng về quyền lực vốn có giữa người sử dụng lao động và người lao động. Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với yêu cầu cốt lõi của pháp luật rằng sự đồng ý phải được đưa ra một cách “tự nguyện”, không bị ép buộc hay phụ thuộc vào việc có được nhận vào làm hay không.
Theo Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân, một trong những cơ sở pháp lý chính để xử lý dữ liệu là phải có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Tuy nhiên, không phải mọi sự đồng ý đều hợp lệ. Một trong những tiêu chí quan trọng nhất của sự đồng ý hợp lệ là tính tự nguyện. Trong bối cảnh lao động, người lao động thường ở vị thế yếu hơn, họ có thể cảm thấy bị áp lực phải đồng ý với mọi yêu cầu của công ty để có được việc làm hoặc duy trì vị trí của mình.
Về chuyên môn sâu, đây là một trong những chủ đề được tranh luận nhiều nhất trong luật bảo vệ dữ liệu trên toàn thế giới. Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) của Châu Âu cũng rất hạn chế việc sử dụng sự đồng ý làm cơ sở pháp lý trong quan hệ lao động. Thay vào đó, GDPR khuyến khích người sử dụng lao động dựa vào các cơ sở pháp lý khác như “cần thiết để thực hiện hợp đồng lao động” hoặc “nghĩa vụ pháp lý”. Cách tiếp cận này nhấn mạnh rằng, để sự đồng ý thực sự có giá trị, phải có một sự lựa chọn tự do thực sự cho người lao động.
Khi nào doanh nghiệp cần thu thập sự đồng ý của người lao động và khi nào không?
Doanh nghiệp không cần thu thập sự đồng ý cho các hoạt động xử lý dữ liệu bắt buộc và cần thiết để thực hiện hợp đồng lao động (ví dụ: trả lương, đóng BHXH). Ngược lại, doanh nghiệp bắt buộc phải thu thập sự đồng ý riêng, rõ ràng cho các mục đích không thiết yếu, vượt ra ngoài phạm vi của hợp đồng (ví dụ: sử dụng hình ảnh để quảng cáo, chia sẻ dữ liệu cho các chương trình phúc lợi của bên thứ ba).
Việc phân biệt rõ ràng hai loại hoạt động này là chìa khóa để tuân thủ. Lạm dụng cơ sở pháp lý “thực hiện hợp đồng” để xử lý dữ liệu cho mọi mục đích là một sai lầm pháp lý nghiêm trọng. Dưới đây là bảng phân loại giúp doanh nghiệp xác định đúng trường hợp:
| Hoạt động KHÔNG CẦN sự đồng ý riêng | Hoạt động BẮT BUỘC CẦN sự đồng ý riêng |
|---|---|
| Xử lý thông tin CCCD, mã số thuế, tài khoản ngân hàng để trả lương và thực hiện các nghĩa vụ thuế, BHXH. | Sử dụng hình ảnh, video của nhân viên để đăng tải lên website, mạng xã hội nhằm mục đích quảng bá thương hiệu. |
| Lưu trữ thông tin liên lạc khẩn cấp của người thân để sử dụng khi có sự cố. | Chia sẻ thông tin của nhân viên cho một công ty bảo hiểm nhân thọ đối tác để họ tiếp thị sản phẩm. |
| Xử lý dữ liệu hiệu suất làm việc để đánh giá và xét tăng lương theo quy chế của công ty. | Thu thập dữ liệu sức khỏe nhạy cảm cho một chương trình chăm sóc sức khỏe tự nguyện do công ty tài trợ. |
| Giám sát hệ thống mạng của công ty để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin. | Theo dõi vị trí GPS của nhân viên ngoài giờ làm việc thông qua ứng dụng của công ty. |
Vậy việc thu thập sự đồng ý của người lao động bằng hợp đồng lao động có hợp lệ không?
Việc gộp chung một điều khoản đồng ý xử lý dữ liệu cho mọi mục đích vào trong hợp đồng lao động là một thực hành có rủi ro pháp lý rất cao và có khả năng bị xem là không hợp lệ. Nguyên nhân là do nó vi phạm nguyên tắc “tự nguyện” và “cụ thể cho từng mục đích”.
💡 Luật sư Nguyễn Lâm Sơn chia sẻ: “Đây là một trong những điểm nóng mà chúng tôi tư vấn nhiều nhất cho bộ phận nhân sự. Một điều khoản chung chung trong hợp đồng lao động kiểu như ‘Người lao động đồng ý cho Công ty thu thập, sử dụng và chia sẻ mọi dữ liệu cá nhân cho các mục đích quản lý và kinh doanh’ là cực kỳ rủi ro. Khi ký hợp đồng lao động, người lao động gần như không có lựa chọn nào khác ngoài việc đồng ý để có việc làm. Do đó, sự đồng ý này không thể được xem là ‘tự nguyện’. Hơn nữa, nó không ‘cụ thể cho từng mục đích’. Nếu có tranh chấp, điều khoản này rất dễ bị Tòa án hoặc cơ quan chức năng tuyên là vô hiệu.”
Giải pháp an toàn và tuân thủ nhất là tách bạch việc thu thập sự đồng ý ra khỏi hợp đồng lao động.
- Đối với các hoạt động cần thiết: Không cần sự đồng ý, chỉ cần thông báo cho người lao động trong một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động.
- Đối với các hoạt động không cần thiết: Sử dụng một văn bản/biểu mẫu thu thập sự đồng ý riêng biệt, độc lập với hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu văn bản/biểu mẫu nào để thu thập sự đồng ý của nhân viên?
Doanh nghiệp nên xây dựng một mẫu “Phiếu đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân” riêng biệt. Mẫu này cần được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch, tự nguyện và chi tiết, với các ô lựa chọn (checkbox) riêng cho từng mục đích xử lý không bắt buộc.
Dưới đây là các nội dung cốt lõi mà một mẫu phiếu thu thập sự đồng ý của nhân viên cần có:
- Thông tin của Công ty (Bên Kiểm soát).
- Tham chiếu đến Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Người lao động: Nêu rõ “Bằng việc ký vào phiếu này, tôi xác nhận đã đọc và hiểu rõ Chính sách…”.
- Các lựa chọn đồng ý chi tiết (Granular Consent): Đây là phần quan trọng nhất.
Ví dụ:
Tôi tự nguyện đồng ý cho Công ty sử dụng dữ liệu cá nhân của tôi cho các mục đích sau đây (vui lòng đánh dấu vào các ô bạn đồng ý):
[ ] Sử dụng hình ảnh, họ tên của tôi trong các ấn phẩm marketing, truyền thông nội bộ và bên ngoài của Công ty.
[ ] Chia sẻ thông tin sức khỏe cơ bản của tôi cho nhà cung cấp bảo hiểm sức khỏe tự nguyện do Công ty tài trợ.
[ ] Lưu giữ hồ sơ ứng tuyển của tôi sau khi kết thúc hợp đồng lao động để xem xét cho các cơ hội việc làm khác trong Tập đoàn. - Thông báo về Quyền rút lại sự đồng ý: Nêu rõ “Tôi hiểu rằng tôi có quyền rút lại sự đồng ý này bất cứ lúc nào bằng cách liên hệ với Phòng Nhân sự, và việc rút lại sự đồng ý sẽ không ảnh hưởng đến hợp đồng lao động của tôi.”
- Chữ ký, họ tên và ngày tháng.
DPVN: Dịch Vụ Soạn Thảo Mẫu Biểu và Quy Trình Tuân Thủ Nhân Sự
Việc soạn thảo các mẫu biểu thu thập sự đồng ý và chính sách nhân sự tuân thủ Nghị định 13 đòi hỏi sự am hiểu sâu về cả luật lao động và luật bảo vệ dữ liệu.
DPVN cung cấp dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng một hệ thống tài liệu nhân sự hoàn chỉnh và tuân thủ. Hãy liên hệ với Luật sư Nguyễn Lâm Sơn để được tư vấn:
Hotline: 0982976486
Email: lamson@baovedlcn.vn
Địa chỉ: Tầng 6 Tòa Star Tower, Phố Trương Công Giai, Phường Yên Hòa, Thành Phố Hà Nội
Câu hỏi thường gặp về thu thập sự đồng ý của người lao động
1. Hậu quả pháp lý khi không thu thập sự đồng ý của người lao động là gì?
Nếu doanh nghiệp xử lý dữ liệu cho các mục đích không thiết yếu mà không có sự đồng ý hợp lệ, đây là một hành vi xử lý dữ liệu trái phép. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, đối mặt với các vụ kiện đòi bồi thường thiệt hại từ người lao động, và bị tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của nhà tuyển dụng.
2. Nếu nhân viên rút lại sự đồng ý, công ty có được phép sa thải họ không?
Tuyệt đối không. Việc rút lại sự đồng ý là một quyền hợp pháp của người lao động. Việc sa thải hoặc gây bất lợi cho họ vì lý do này là một hành vi vi phạm pháp luật lao động và pháp luật bảo vệ dữ liệu, có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho công ty.
3. Chúng tôi có cần xin lại sự đồng ý từ các nhân viên hiện tại không?
Nếu trước đây công ty của bạn đã sử dụng một điều khoản đồng ý chung chung trong hợp đồng lao động, thì câu trả lời là RẤT NÊN. Bạn nên triển khai một quy trình để thu thập lại sự đồng ý một cách riêng biệt và rõ ràng cho các hoạt động xử lý không thiết yếu đang diễn ra, nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn mới của Nghị định 13.
4. Quyền và nghĩa vụ của người lao động liên quan đến việc này là gì?
Người lao động có quyền được thông báo đầy đủ, quyền tự do lựa chọn đồng ý hoặc không, và quyền rút lại sự đồng ý. Đồng thời, họ cũng có nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân là phải cung cấp thông tin chính xác khi đã đồng ý, và tuân thủ các chính sách bảo mật nội bộ của công ty.
5. Sự đồng ý có cần phải bằng văn bản giấy không?
Không nhất thiết. Theo Nghị định 13, sự đồng ý có thể được thể hiện qua nhiều hình thức miễn là nó rõ ràng và có thể chứng minh được, bao gồm cả dưới dạng điện tử. Việc sử dụng một hệ thống nhân sự online với các ô checkbox và lưu lại log về thời điểm nhân viên đồng ý cũng được xem là hợp lệ.
Nguồn tham khảo:
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe-thong-tin/Nghi-dinh-13-2023-ND-CP-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-562955.aspx
- Bộ luật Lao động 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-luat-lao-dong-2019-323667.aspx
- Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân: https://baovedlcn.gov.vn
- European Data Protection Board (EDPB) – Guidelines on consent under Regulation 2016/679: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-052020-consent-under-regulation-2016679_en
- ICO (UK) – What is valid consent?: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/consent/
