Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân không quy định rõ doanh nghiệp phải xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động. Tuy nhiên, Điều 11 của Nghị định quy định rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân phải được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân. Chủ thể dữ liệu cá nhân là người lao động trong trường hợp này. Do đó, việc bổ sung nội dung thu thập sự đồng ý của người lao động vào hợp đồng lao động là cần thiết để đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ quy định của pháp luật.
Cơ sở pháp lý về thu thập sự đồng ý của người lao động
Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, trong đó nêu rõ 4 nội dung mà chủ thể dữ liệu cá nhân cần biết để đưa ra sự đồng ý của mình đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân:
- Loại dữ liệu cá nhân được xử lý
- Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
- Tổ chức, cá nhân được xử lý dữ liệu cá nhân
- Các quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu
Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định về nội dung thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân về việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ. Thông báo này cần bao gồm các nội dung sau:
- Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
- Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý
- Cách thức xử lý
Việc đưa các nội dung này vào hợp đồng lao động nhằm đảm bảo người lao động được thông báo đầy đủ và rõ ràng về việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của họ. Điều này giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi của mình và đưa ra quyết định có đồng ý cho doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân của mình hay không.
Bên cạnh đó, việc đưa các nội dung này vào hợp đồng lao động còn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra. Bằng cách này, người lao động sẽ hiểu rõ về việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của họ, đồng thời có thể thực hiện các quyền của mình đối với dữ liệu cá nhân đó.
Tại sao cần bổ sung nội dung về thu thập sự đồng ý của người lao động?
Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân ra đời ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong hoạt động thu thập, xử lý, chia sẻ và lưu trữ thông tin cá nhân của người lao động. Do đó, để tuân thủ chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động, các tổ chức và doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm hiểu kỹ luật liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân để bổ sung nội dung hợp đồng lao động với người lao động để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc bổ sung chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với người lao động được thực hiện thông qua ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc ký kết hợp đồng lao động mới.
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động bao gồm:
Thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động và một số thông tin khác, gồm:
“a) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có), số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động theo quy định;
b) Số giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với người lao động là người nước ngoài;
c) Họ tên, địa chỉ nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có) của người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi.”
Đối chiếu với quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, các dữ liệu này là những dữ liệu cá nhân cơ bản, doanh nghiệp được thu nhập những thông tin này của người lao động. Tuy nhiên, khi tiến hành thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần phải được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu ở đây là người lao động. Sự đồng ý của người lao động là việc thể hiện rõ ràng, tự nguyện, khẳng định việc cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
Do đó doanh nghiệp cần bổ sung những nội dung liên quan đến thu thập, xử lý, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động vào hợp đồng lao động để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Tìm hiểu thêm về Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân
Nội dung về thu thập sự đồng ý của người lao động trong hợp đồng lao động
| Nội dung | Mô tả chi tiết |
| Mục đích thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân người lao động | Điều 11 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rõ một trong những nội dung bắt buộc để có được sự đồng ý của người lao động (chủ thể dữ liệu cá nhân) là doanh nghiệp (Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân) phải nêu rõ mục đích xử lý dữ liệu cá nhân.
Theo đó, trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần nêu rõ mục đích thu thập thông tin của người lao động. Mục đích này cần phải cụ thể, rõ ràng, minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật. |
| Phạm vi thu thập dữ liệu cá nhân người lao động | Điều 11 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP cũng quy định rằng người sử dụng lao động cần phải thông báo cho người lao động biết về loại dữ liệu cá nhân được xử lý.
Phạm vi thu thập dữ liệu cá nhân người lao động là các thông tin cần thiết để phục vụ cho mục đích đã nêu. Phạm vi này cần được xác định rõ ràng, cụ thể và không được vượt quá giới hạn cần thiết. |
| Phân biệt giữa dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm của người lao động | Dữ liệu cá nhân cơ bản là những thông tin cơ bản để nhận diện hoặc liên hệ với một cá nhân. Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân cơ bản thường không cần phải có sự đồng ý của người lao động, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là những thông tin nhạy cảm hơn, liên quan đến đời sống riêng tư của cá nhân. Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm đòi hỏi phải có sự đồng ý rõ ràng của người lao động. |
| Phương thức thu thập dữ liệu cá nhân người lao động | Điều 13 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rằng người sử dụng lao động cần phải thông báo cho người lao động về cách thức xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
Doanh nghiệp cần phải nêu rõ cách thức mà doanh nghiệp thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động. |
| Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân người lao động | Điều 7 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Cần nêu rõ thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động trong hợp đồng lao động. |
| Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân người lao động | Điều 26, Điều 27, Điều 28 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm biện pháp quản lý, biện pháp kỹ thuật và biện pháp an toàn thông tin.
Cần nêu rõ các biện pháp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động. |
| Quyền của người lao động đối với dữ liệu cá nhân | Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định về quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân. Cần liệt kê các quyền của người lao động đối với dữ liệu cá nhân của họ. |
| Trách nhiệm của doanh nghiệp với dữ liệu cá nhân của người lao động | Điều 38 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định trách nhiệm của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.
Cần nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động. |
Ngoài ra, sau khi đã bổ sung nội dung hợp đồng lao động với người lao động để bảo vệ dữ liệu cá nhân bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đánh giá để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ các quy định. Đồng thời, giúp phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc lỗ hổng trong quá trình thực hiện chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động.
Bằng cách nêu rõ các nội dung trên trong hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không chỉ tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn thể hiện sự tôn trọng quyền lợi của người lao động, qua đó xây dựng được mối quan hệ lao động lành mạnh và bền vững. Tuy nhiên để xây dựng được nội dung thu thập sự đồng ý của người lao động trong hợp đồng, đội ngũ cán bộ nhân sự của doanh nghiệp cần có kiến thức và hiểu biết pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân nhất định. Liên hệ với DPVN qua Hotline 0982976486 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
